System WMS PINQUARK w magazynach Global Empowerment Mission

Organizacja/firma: Global Empowerment Mission

Branża/rodzaj działalności: organizacja non-profit

Główne wyzwanie: konfiguracja systemu WMS według specyficznych potrzeb organizacji, co wiązało się z koniecznością stworzenia schematów przepływu informacji i procesów, które nie są obsługiwane przez typowe systemy WMS

Rozwiązanie: wdrożenie systemu WMS PINQUARK, który pozwolił na pełne dostosowanie procesów do potrzeb organizacji Global Empowerment Mission

Korzyści: możliwość szczegółowego monitorowania stanów magazynowych, przy dużym ruchu towarów w kilku lokalizacjach, redukcja ryzyka popełniania błędu, cyfryzacja dokumentów, zwiększenie efektywności działania magazynów

Global Empowerment Mission to organizacja non-profit 501(c)(3) założona w 2011 roku jako organizacja pierwszego reagowania na globalne katastrofy. GEM stawia czoła współczesnym kryzysom za pomocą innowacyjnego, adaptowalnego i skalowalnego podejścia. Do tej pory organizacja wsparła misje we wszystkich 50 stanach USA i ponad 46 krajach na całym świecie, zapewniając pomoc milionom ludzi. Dzięki strategicznie zlokalizowanym magazynom i wsparciu ludzi, fundacja wysyła pomoc w ciągu dwóch dni od katastrofy. Koordynuje działania z lokalnymi liderami i szybko rozprowadza niezbędny towar. Niezależnie od tego, czego potrzebują ocaleni (np. żywności, koców, artykułów higienicznych czy materiałów przeciwpożarowych), GEM zapewnia dostawy potrzebnych artykułów w możliwie najszybszy i najbardziej opłacalny sposób.

W każdym z magazynów należących do Global Empowerment Mission znajduje się od kilkuset do kilku tysięcy palet z pomocą dla ofiar wszelkiego rodzaju katastrof, na które składa się cały szereg produktów - od żywności i napojów, przez ubrania, koce śpiwory, aż po środki higieniczne oraz specjalnie pakiety pomocowe. Są to tzw. GEM Box’y, które zawierają podstawowe produkty, które pozwalają na przeżycie kliku dni. Zestawy te są wysyłane do najbardziej dotkniętych katastrofami obszarów świata.

Intensywność wysyłania towarów z magazynów Global Empowerment Mission jest uzależniona od chwilowych potrzeb. Największy ruch jest odnotowywany w przypadku wystąpienia katastrofy np. trzęsienia ziemi w Turcji, które miało miejsce w lutym 2023 roku. Istnieją odziały, które stale działają „na pełnych obrotach”. Jednym z nich jest dział Ukraiński, który dowozi pomoc, do regionów blisko frontu, do których nikt inny nie dociera.

Obecnie w organizacji Global Empowerment Mission na całym świecie pracuje ponad 70 osób, z czego około 1/3 korzysta lub będzie korzystać w najbliższej przyszłości z systemu WMS PINQUARK.

Rozpatrywaliśmy oferty różnych firm. WMS PINQUARK przekonał nas zarówno atrakcyjną ceną, jak i możliwościami konfiguracji i dostosowania procesów do własnych potrzeb w relatywnie prosty sposób. Nasza fundacja prowadzi magazyn, nie prowadząc przy tym typowej działalności komercyjnej, który jest charakterystyczny dla sektora sprzedażowego. Dodatkowo obowiązują nas procedury określone przez główny oddział amerykański, którego prawo dotyczące fundacji różni się od naszego. Dlatego część naszych procesów i informacji, które potrzebowaliśmy uzyskać za pośrednictwem systemu WMS, były specyficzne. Mając to na uwadze, zamiast dostosowywać się do oprogramowania, mogliśmy dostosować oprogramowanie do naszych potrzeb.

Ważna była możliwość stworzenia go według naszych potrzeb, co wiązało się ze stworzeniem przepływu informacji i procesów szerszych niż dla typowego systemu WMS. Jesteśmy organizacją, która dynamicznie się rozrasta, a więc rosną też nasze potrzeby. Dlatego możliwość relatywnie prostej implementacji modyfikacji i upgrade’ów, a także tworzenia zupełnie nowych procesów w przyszłości, była dużą zaletą. Już w trakcie wdrożenia bardzo doceniliśmy wiedzę i wsparcie ekspertów, którzy posiadają ogromne doświadczenie w zakresie systemów WMS, a także funkcjonowania magazynów i logistyki. Ich pomoc była cenna przy szczegółowym opracowywaniu logiki procesów.

Kluczowym było dla nas możliwość szczegółowego monitorowania stanów magazynowych, przy dużym ruchu towarów w kilku lokalizacjach. Poprzednio pracowaliśmy na narzędziach, w których łatwo było o błędy, a wprowadzanie danych było bardzo czasochłonne. Dodatkowo, ciężko było uzyskać z nich niektóre istotne w pracy magazyniera dane, więc duża część pracy robiona była poza środowiskiem komputerowym. Ponieważ nasz magazyn powstał bardzo szybko, reagując na potrzebę chwili jaką był wybuch wojny na Ukrainie i konieczność natychmiastowej pomocy, nie mogliśmy pozwolić sobie na marnowanie czasu, do wypełniania tych samych dokumentów lub tworzenia kolejnych kolumn w tabelach. Konieczne było wdrożenie systemu, który będzie robił to za nas i będzie jak najbardziej odporny na ludzkie błędy. Ponadto potrzebowaliśmy narzędzia, które w jasny i uporządkowany sposób uszereguje dane według kluczowych parametrów, tak aby osoby ze szczebla zarządczego miały stały dostęp i możliwość nadzoru stanów magazynowych.

Największym wyzwaniem było odpowiednie zaprojektowanie wszystkich procesów. Pewne rzeczy okazują się dopiero w trakcie faktycznego używania i ciężko przewidzieć je z wyprzedzeniem. Czasami nasze pomysły wydawały się dobre koncepcyjnie, ale uciążliwe w działaniu. Jest to naturalny element związany z tworzeniem systemów informatycznych. Tym bardziej, że aby przyspieszyć wdrożenie, po stworzeniu głównego trzonu procesów, zdecydowaliśmy się na kontynuowanie prac live, przy wprowadzonym już systemie w polskim oddziale. Oprócz tego, przez pewne niekonwencjonalne funkcje, o których wspominałem wcześniej, ich dobre zaprogramowanie było dodatkowym wyzwaniem, które jednak udało zakończyć się sukcesem. Przez cały czas mogliśmy liczyć na wsparcie ekspertów i szybki kontakt z naszym wdrożeniowcem, szczególnie w najbardziej krytycznych chwilach.

Zdecydowanie na plus był tutaj kontakt z wdrożeniowcem i jego gotowość do szukania błędów, które znajdowaliśmy i ich szybkiego rozwiązywania. Jak również reagowanie na nasze zmieniające się z czasem potrzeby i konieczność szybkiej modyfikacji niektórych zadań i procesów.

Przeszkolenie z pojedynczych funkcjonalności trwa kilka chwil. Nauczenie wszystkich procesów trwa kilka dni, a samodzielnie pracownicy zaczynają pracować zwykle po około tygodniu. Wszystko zależy od tego, czy dana osoba pracowała wcześniej z tego typu rozwiązaniami i zna logikę z jaką wykonuje się typowe procesy w systemach WMS.

W tej chwili w pełni operujemy nim w 3 lokalizacjach. Jedna w Polsce w Tarczynie pod Warszawą. Jedna w Miami, gdzie znajduje się nasza główna siedziba. I jedna w Chico w Kalifornii. Dodatkowo w trakcie przygotowania jest wdrożenie go w naszym ukraińskim magazynie w Kijowie, z którego operujemy na terytorium całego kraju, również w rejonach wysuniętych bardzo blisko frontu. Prawdopodobnie w ciągu roku będziemy realizować również wdrożenie w Gwatemali.

Możemy w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia monitorować stan magazynu, mając pewność tego, że jest on poprawny i zgodny ze stanem faktycznym. W naszej branży szybki czas reakcji jest kluczowy, dlatego uporządkowanie danych ma bardzo duże znaczenie. Kilkukrotnie przyspieszyło to nasz system przyjęć i wydań. Możemy także bardziej szczegółowo śledzić co wychodzi z produkcji. Znacznie zmniejszyliśmy także ilość popełnianych błędów.

Mogliśmy dostosować procesy do naszych potrzeb i tego jak działamy, zamiast przebudowywać całą strukturę na potrzeby systemu WMS. Planujemy także samemu przeszkolić się z używania kreatora i języka SQL, aby w przyszłości móc samemu wprowadzać modyfikacje w obecnych procesach, a także tworzyć następne.