Jak mądrze wybrać system WMS ?

Każdy poważny zakup biznesowy wymaga dokładnego porównania dostępnych opcji, aby mieć pewność, że wybieramy najlepsze rozwiązanie. Porównanie systemów WMS pozwala na lepsze zrozumienie, co jest dostępne na rynku, jakie funkcje oferują poszczególne systemy oraz jak mogą one wspierać Twoje operacje. Uniknięcie pułapek, takich jak nieodpowiednia obsługa klienta czy ukryte koszty, to dodatkowy bonus.

Jednym z pierwszych kroków w procesie wyboru WMS jest decyzja, czy lepiej zdecydować się na rozwiązanie chmurowe, czy instalowane lokalnie. Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wady.

Rozwiązania chmurowe oferują:

• Elastyczność skalowania: Możliwość łatwego dostosowania systemu do rosnących potrzeb firmy, bez konieczności inwestowania w dodatkową infrastrukturę.
• Automatyczne aktualizacje: Koszty aktualizacji są często wliczone w opłatę subskrypcyjną, co eliminuje ryzyko niespodziewanych wydatków. W tradycyjnych rozwiązaniach koszty te mogą sięgać 30-40% całkowitej wartości projektu rocznie.
• Dostępność z dowolnego miejsca: WMS w chmurze pozwala na zarządzanie operacjami magazynowymi z dowolnego miejsca, co jest szczególnie przydatne w modelach pracy zdalnej.

AI jako przewaga konkurencyjna

Wybierając WMS, warto dokładnie przeanalizować oferowane funkcjonalności. Na rynku dostępne są systemy o różnym stopniu zaawansowania, od podstawowych narzędzi po zaawansowane rozwiązania wspierane sztuczną inteligencją (AI). Niestety, wiele tradycyjnych systemów WMS nie posiada jeszcze zaawansowanych funkcji AI, które mogą przynieść znaczące korzyści operacyjne.

AI może wspierać:

• Optymalizację procesów magazynowych: Automatyzacja zadań, prognozowanie zapotrzebowania, a także planowanie tras w magazynie.
• Zwiększenie bezpieczeństwa: Integracja z czujnikami, które monitorują środowisko pracy, może dodatkowo zwiększyć bezpieczeństwo pracowników.

Przykładem nowoczesnej funkcjonalności, która wyróżnia się na rynku, jest Nawigator – narzędzie, które automatycznie prowadzi pracowników po optymalnych ścieżkach kompletacji zamówień, co znacząco poprawia efektywność.

W ostatnich latach coraz popularniejsze stają się platformy low-code, które umożliwiają użytkownikom dostosowanie i rozbudowę systemu WMS bez konieczności posiadania zaawansowanych umiejętności programistycznych. To rozwiązanie oferuje elastyczność, która pozwala firmom na bieżąco reagować na zmieniające się potrzeby, bez konieczności angażowania zewnętrznych specjalistów i ryzyka związanego z uzależnieniem od dostawcy technologii.

Jednym z kluczowych aspektów finansowych przy wyborze systemu WMS są ukryte koszty, które mogą pojawić się po wdrożeniu systemu. W przypadku systemów instalowanych lokalnie, regularne aktualizacje mogą stanowić poważne obciążenie finansowe, sięgając nawet 30-40% całkowitej wartości projektu rocznie.

Rozwiązania subskrypcyjne zazwyczaj oferują wliczone w cenę aktualizacje oraz wsparcie techniczne, co sprawia, że są one bardziej przewidywalne pod względem kosztów. Dzięki temu firma może lepiej zaplanować budżet i uniknąć niespodzianek finansowych.

Aby wybrać odpowiedni system WMS, warto podzielić dostępne funkcjonalności na kilka kategorii:

1. Obowiązkowo: Podstawowe funkcje, takie jak zarządzanie zapasami, przyjmowanie towarów i realizacja zamówień, mapowanie magazynu, możliwość łatwego rozwoju systemu. Brak którejkolwiek z tych funkcji powinien dyskwalifikować system z listy kandydatów.


2. Powinny: Funkcje, które nie są konieczne dla każdej firmy, ale mogą być kluczowe w Twoim przypadku, np. zarządzanie zwrotami, inwentaryzacja, raportowanie,


3. "Na dziś i jutro": Funkcje dodatkowe, które mogą przynieść korzyści, jeśli mieszczą się w budżecie, np. AI, czujniki, wsparcie dla robotyki czy prognozy


4. Won’t-have: Funkcje, które są zbędne dla Twojej firmy i nie powinny wpływać na decyzję o wyborze systemu.

Cena i funkcjonalność systemu WMS często zależą od wielkości firmy oraz specyfiki jej działalności. Wybierając system, warto upewnić się, że jest on dostosowany do aktualnych i przyszłych potrzeb firmy. Rozwiązania, które są zbyt małe, mogą hamować rozwój firmy, natomiast zbyt duże mogą prowadzić do zbędnych kosztów i obniżenia rentowności.

Spotkanie z dostawcą, prezentacja produktu, wizyta referencyjna to doskonały sposób na finalne porównanie systemów WMS. Pozwala na zobaczenie, jak dany system działa w praktyce i czy spełnia Twoje oczekiwania. Warto przygotować się do demo, dostarczając dostawcom listę wymagań oraz pytając o możliwość demonstracji z wykorzystaniem danych podobnych do tych, które będą używane w Twojej firmie.
Warto rozważyć również sprawdzenie dostawcy w modelu POC, czyli Proof of Koncept, tzn przygotowanie cześci rozwiązania, dzięki któremu można przekonać się czy spełnia nasze potrzeby.

Każdy etap porównywania systemów powinien prowadzić do redukcji liczby potencjalnych dostawców. Brak wymaganej funkcjonalności, zbyt wysokie koszty czy nieodpowiednie wsparcie techniczne to sygnały, że dany system nie jest odpowiedni dla Twojej firmy. Ostateczna decyzja powinna być wynikiem dokładnej analizy oraz oceny, jak dany dostawca zachowywał się w trakcie procesu sprzedaży i demo – to często odzwierciedla jakość wsparcia, jakiego można oczekiwać w przyszłości.

Wybór odpowiedniego systemu WMS to złożony proces, który wymaga uwzględnienia wielu czynników – od technologicznych po finansowe. Dokładne porównanie dostępnych opcji pozwala uniknąć pułapek i wybrać rozwiązanie, które będzie wspierać rozwój Twojej firmy przez wiele lat. Pamiętaj, aby zwrócić szczególną uwagę na ukryte koszty, nowoczesne funkcjonalności, takie jak AI i low-code, oraz elastyczność systemu, która pozwoli na jego rozwój wraz z Twoją firmą.